Compra de bienes al extranjero

Definición:

Adquisición con proveedores en el extranjero, de bienes e insumos requeridos en la realización de actividades académicas, de investigación y de extensión universitaria, por medio de una solicitud de compra.

 

Usuarios:

Personal académico, responsables de proyectos y personal administrativo autorizados.

 

Tiempo de Respuesta:

Variable, está sujeto a la cotización emitida por el proveedor, así como a todos los trámites requeridos en los que participa tanto la Administración Central Universitaria como Dependencias de Gobierno Federal involucradas.

• Inicio del servicio: Fecha de aceptación de la solicitud interna por parte del proceso de Bienes y suministros.
• Término del tiempo interno: Fecha en que se turna a la DGPR, para que realicen la adquisición, o para la clasificación arancelaria.

 

Lineamientos:

El usuario elabora la Solicitud interna de compra (F01 PBS 0101 Rev. 5) debidamente requisitada, en original y 2 copias, así como la documentación soporte especificada en los lineamientos.

Invariablemente, toda solicitud de compra deberá tener el sello de la unidad responsable, para que el costo sea registrado y/o cargado al área correspondiente; este sello debe ser solicitado en la jefatura de área respectiva (Dirección, Coordinaciones, Secretarías, Divisiones y/o Proyectos).

Los proveedores extranjeros no deberán tener representantes en la República Mexicana

Toda solicitud de compra debe estar redactada en español y debidamente requisitada, destacando los siguientes elementos.

 

1. Área que solicita la compra. (Dirección, Coordinaciones, Secretarías, Divisiones, y Proyectos).
2. Nombre, fecha de solicitud, teléfono y correo electrónico del solicitante, para que se le informe sobre el seguimiento a su solicitud.
3. Nombre y firma de autorización (Director, Coordinadores, Secretarios, Jefes de División y Líderes de Proyecto).
4. Señalar la cantidad de cada bien solicitado.
5. Descripción especifica del bien solicitado, incluyendo modelo y marca. Si es posible, anexar a la solicitud las características del bien solicitado.
6. Señalar la unidad de medida del bien solicitado. (Kg, pieza, caja, m, lt, etc.).
7. Indicar el costo por unidad.
8. Señalar la fuente de financiamiento para la compra: Presupuesto, PAPIIT, CONACYT, Ingresos Extraordinarios u otros.
9. Las adquisiciones que su fuente de financiamiento sea por Ingresos Extraordinarios, se deberá incrementar de un 30% del costo total, por gastos de importación.
10. En caso de requerirlo, señalar en el campo de “Observaciones” la partida de suficiencia presupuestal y proveedor sugerido.

Las solicitudes de compra deberán venir acompañadas de la siguiente documentación:

 

1. Justificación de Adquisición firmada por el investigador en compras menores a $100,000.00 (cien mil pesos 00/100 MN).

 

2. Cuando la compra sea mayor a $100,000.00 (cien mil pesos 00/100 MN) la justificación de Adquisición deberá de ir firmada por el investigador y por el Director de la Facultad de Ingeniería (de visto bueno).

 

3. La Cotización vigente, deberá tener al menos 60 días hábiles de vigencia, a partir de la fecha de ingreso a la ventanilla de finanzas.

 

4. No se aceptarán cotizaciones que sean obtenidas de internet.

 

5. Cotización puesta en términos de entrega FOB, actualizada.

     5.1. Nombre del representante de ventas de la empresa extranjera

     5.2. Información del contacto del representante de ventas (correo electrónico).

 

6. Información para procesar los pagos por transferencia bancaria para los proveedores extranjeros

     6.1. Nombre del banco (Bank Name).

     6.2. Dirección del Banco (Bank Address).

     6.3. Número ABA  (ABA Number)

     6.4. Número de SWIFT (SWIFT Number).

     6.5. Número de cuenta (Account Number).

     6.6. Nombre de la cuenta (Account Name).

     6.7. Impuesto ID del proveedor federal (The TAX ID, El NIF, VAT)

 

7. Para productos químicos, biológicos, reactivos, genéticos, y seres vivos, incluir Protocolo de Investigación Formal y Carta de Uso de los bienes a adquirir.

7.1. Para los insumos mencionados en el inciso 6, indicar los medios de conservación tales como: congelación, refrigeración, temperatura ambiente y/o condiciones especiales de empaque y transportación, como son: contenedores y embalajes especiales, con la finalidad de preservar en óptimas condiciones las mercancías. No solicitar en una requisición de compra de este tipo productos, algún otro con características diferentes, como equipos, refacciones, accesorios etc.

 

 

El usuario deberá de verificar junto con el Coordinador de Bienes y Suministros, que se encuentre registrado (incluyendo firma electrónica) en el Sistema Compras al Extranjero (SICE) de la Dirección General de Proveeduría de la UNAM (DGProv), de lo contrario se hará el registro en ese momento y en 24 hrs. llegará su usuario y contraseña de ingreso al SICE.

 

Las solicitudes de compra que contemplen la adquisición de mobiliario, equipo de laboratorio y equipo de cómputo que formarán parte del patrimonio universitario, cuyo valor en moneda nacional, sea de más de 100 UMA’s así como del mobiliario, equipo de laboratorio y de cómputo menores cuyo valor sea de más de 50 UMA’s y de hasta menos de 100 UMA’s, deberán especificar en el campo de “Observaciones” de la solicitud de compra, la partida operativa que dará suficiencia a la petición.

 

La Coordinación de Bienes y Suministros al momento de recibir la Solicitud interna de compra (F01 PBS 0101 Rev. 5) con la Suficiencia Presupuestal autorizada, el responsable del proceso elaborará la requisición en el SICE y este enviará un correo electrónico al usuario para firma electrónica.

 

Se efectuarán adquisiciones a partir de USD. $500.00 (quinientos dólares americanos) por proveedor, ver. Circular No. DGPR/002/2014 o su equivalente en moneda extranjera.

 

Los lineamientos anteriores son los mínimos indispensables, a reserva de que se podrá solicitar documentación adicional, en caso de que alguna instancia o dependencia gubernamental lo requiera, a efecto de expedir algún permiso de importación.

 

El seguimiento a la asignación de recursos presupuestales se llevará a cabo a través de la Intranet de la Secretaría Administrativa, a la cual tienen acceso los Jefes de Unidad Responsable de la Facultad de Ingeniería, ver http://www.administracion.ingenieria.unam.mx/ dando clic al icono del SIEPFI (Sistema de Ingresos Extraordinarios y Presupuesto de la Facultad de Ingeniería) http://132.248.54.144/SIEPFI

 

 

Procedimiento:

1. El usuario elabora la Solicitud interna de compra (F01 PBS 01 01 Rev.5) debidamente requisitada, en original y 2 copias, así como la documentación soporte especificada en los lineamientos.
2. Las solicitudes de compra se ingresa en la Ventanilla de la Coordinación de Finanzas a fin de que cuenten con suficiencia presupuestal antes de iniciar el proceso de compra, ubicada en la Planta Baja del Edificio “A” (Edificio Principal) en el Conjunto Norte. El horario de recepción de solicitudes de compras es de 9:00 a.m. a 14:00 p.m. de lunes a viernes.
3. Una vez ingresada la solicitud de compra en la Ventanilla de la Coordinación de Finanzas y en caso de que cuente con suficiencia presupuestal, está es enviada a la Coordinación de Bienes y Suministros para continuar con el procedimiento.
4. La Coordinación de Bienes y Suministros elabora la Requisición en el Sistema Integral Compras al Extranjero (SICE) de la Dirección General de Proveeduría de UNAM (DGProv), y se mantiene en comunicación con el usuario ´para dar seguimiento, recabar toda la información necesaria para la adquisición de los bienes solicitados.
5. El usuario recibe vía electrónica la requisición para firma electrónica.
6. Se notifica al usuario cuando, los bienes solicitados se encuentren listos para su entrega.
7. Al momento de la entrega de los bienes, el usuario revisa y firma de conformidad el VSA y/o resguardo del bien. Termina procedimiento.

 

Resultados del servicio:

Entrega de los bienes o insumos solicitados, conforme a los lineamientos especificados en la Solicitud interna autorizada y en los tiempos establecidos.

 

 

 

 

 

Para cualquier  asesoría, duda o aclaración, comunicarse con la Asistente de Procesos la Sra. María del Carmen Márquez Abarca al teléfono 5622 0875, correo electrónico carmen.marquez@safi.unam.mx o con el Coordinador de Bienes y Suministros, Manuel Valadez Hernández al teléfono 5550 86 09, correo electrónico manuel.valadez@safi.unam.mx o acudir a la Coordinación de Bienes y Suministros ubicada en el sótano del edificio “A”, del Conjunto Norte (edificio principal, junto al Departamento de Apoyo Editorial) con horario de atención es de 9:00 a 15:00 y de 17:00 a 18:30 hrs de lunes a viernes (excepto días festivos).