Servicio de correspondencia

Definición:

Entregar o gestionar la entrega de documentos y paquetería, necesarios para desarrollar las actividades sustantivas y administrativas de la Facultad de Ingeniería.

 

Usuarios:

Personal académico y administrativo autorizado.

 

Tiempo de Respuesta:

 

Según el servicio solicitado:

 

• Paquetería con Propio. - Puede ser de manera inmediata o hasta 10 días hábiles; (de acuerdo a las necesidades del usuario, volumen y ruta de entrega);
• Correo ordinario y Mensajería especializada. - Máximo 5 días hábiles en depositar la paquetería a entregar en la empresa que se contrate.

 

Lineamientos:

 

Correspondencia

Únicamente se proporcionarán los servicios de correspondencia y/o paquetería relacionados con las funciones propias de la Dirección, Secretarías, Divisiones, Coordinaciones, Departamentos y Proyectos de la Facultad de Ingeniería;

 

El servicio de correspondencia cuenta con los siguientes servicios:

 

1. Correspondencia con Propio. - Consiste en envío de oficios, sobres, cartas, impresos, tarjetas, paquetes, bultos, etc. a través del personal adscrito al departamento de Servicios Diversos. La zona de entrega de este servicio es Zona Metropolitana y Zona Conurbada.
2. Correo ordinario. - Esta forma de envío se realiza a través del Servicio Postal Mexicano, los tipos de correspondencia y tiempos de entrega quedan sujetos a los lineamientos de la empresa, http://www.portal.correosdemexico.com.mx
3. Mensajería especializada. - Es el servicio de correspondencia que se realiza con empresas privadas de mensajería; los tipos de correspondencia y tiempos de entrega quedan sujetos a los lineamientos de la empresa.

 

Para los servicios de correo ordinario y mensajería especializada es necesario que la solicitud generada en el SISEG; una vez autorizada por la Coordinación de Servicios Generales se imprima verificando que cuente con la firma del Jefe de la Unidad responsable

 

La Unidad responsable deberá contar con suficiencia presupuestal para cubrir el costo del servicio de correo ordinario y/o mensajería especializada;

 

El Director, los Secretarios, Jefes de División, Coordinadores, Jefes de Departamento, Responsables de Proyectos y el Secretario Administrativo de la Facultad de Ingeniería serán los únicos autorizados para solicitar el servicio por concepto de gastos de envío de correspondencia y/o paquetería por correo ordinario y/o mensajería especializada;

 

Es responsabilidad del usuario proporcionar correctamente los datos del remitente y del destinatario al momento de captura en el SISEG

 

SISEG

El SISEG es un Administrador de servicios proporcionados por la Coordinación de Servicios Generales de la Secretaría Administrativa.

 

Previa autorización del Jefe de la Unidad Responsable, el usuario podrá registrarse en el Sistema de Servicios Generales (SISEG) en donde aparece la leyenda “¿no te has registrado? Hazlo aquí” (dar clic en la palabra aquí) considerando los siguientes elementos:

 

• Nombre completo
• Número de trabajador (en caso de tenerlo)
• CURP
• RFC con homoclave
• Correo electrónico y
• Contraseña

 

Una vez que el usuario se haya registrado podrá ingresar al SISEG a través de la página de la Secretaría Administrativa (http://www.secadminfi.unam.mx/index.html), dando clic en el ícono que dice SISEG y deberá escribir su correo electrónico y contraseña.

 

En caso de necesitar la actualización del nombramiento de algún Jefe de Unidad Responsable en el SISEG En caso de necesitar la actualización del nombramiento de algún Jefe de Unidad Responsable en el SISEG deberá solicitarla en la Coordinación de Asignación y Control Presupuestal, con el Coordinador del área, el M.A. Diego Itzama Romero.

 

Cuando el usuario termina de registrar su solicitud, el SISEG la enviara al Jefe de Unidad Responsable para su autorización, modificación o cancelación. Si el Jefe de Unidad Responsable es quien elabora la solicitud, esta será autorizada automáticamente.

 

Solo el Jefe de la Unidad Responsable podrá autorizar, la solicitud de servicio.

 

Una vez elaborada la solicitud el Jefe de Unidad Responsable, tendrá 7 días para autorizarla, de no autorizar la solicitud esta se cancelará automáticamente

 

Una vez autorizada la solicitud esta se envía a través del SISEG al Coordinador de Servicios Generales, quien revisará los requisitos solicitados y analizará las posibilidades de cumplir con la solicitud en cuanto a disposición de personal, de materiales, y de tiempo.

 

Una vez analizada la solicitud y obtenido el visto bueno del Coordinador de Servicios Generales, esta se reasignará al departamento que atenderá la solicitud y se le asignará fecha compromiso de realización del servicio

 

El SISEG está programado para enviar mensajes de notificación al usuario en las siguientes etapas del servicio:

 

• Cuando el Jefe de Unidad Responsable autoriza la solicitud;
• En el momento en que la Coordinación de Servicios Generales ha asignado la solicitud al departamento que la atenderá.
• Uno al momento en que se establece la fecha de compromiso de entrega
• Al momento en que se ha reagendado el servicio

 

El SISEG cuenta con un apartado de mensajes, donde podrá comentar sus dudas sobre los servicios solicitados, sobre el funcionamiento del SISEG

 

El usuario podrá consultar el estatus de sus solicitudes en el apartado de mis solicitudes, donde se especifica en qué etapa se encuentra.

 

El SISEG solo podrá agendar servicio con hasta 30 días de anticipación.

 

Procedimiento:

 

1. Ingresa al Sistema de Servicios Generales (SISEG) para registrar la Solicitud respetando los lineamientos anteriormente descritos;

 

2. El SISEG envía mensaje al usuario, notificando que ha sido turnada la solicitud al Jefe de la Unidad Responsable para su autorización.

 

3. El Jefe de la Unidad responsable autoriza, modifica o cancela la solicitud de servicio.

 

3.1. Si la solicitud es cancelada, Termina procedimiento.

3.2. En el caso de que, la solicitud sea modificada y/o autorizada esta pasará a la Coordinación de Servicios Generales

 

4. El Coordinador de Servicios Generales, recibe la solicitud, la revisa y analiza si tiene los recursos para cumplir con el servicio por lo que:

 

4.1. Si no cuenta con los recursos, se comunicará con el usuario para establecer fecha compromiso de realización.

4.2. Si se cuenta con los recursos en vía al jefe de departamento correspondiente al servicio solicitado y este agendará fecha compromiso de realización del servicio y el SISEG envía mensaje de notificación.

 

5. El asistente del departamento de Servicios Diversos, entrega correspondencia y solicita el acuse de recibido;

 

6. El departamento de Servicios Diversos, notifica al usuario cuando sea efectuado el sercicio;

 

7. El jefe de departamento estará en contacto ya sea de manera personal, vía telefónica o por mensaje del SISEG, para informar, solicitar o notificar aspectos del servicio solicitado.

 

8. Al concluir el servicio el usuario calificará y firmará de conformidad la Solicitud única de servicios. Termina procedimiento.

 

Resultados del servicio:

 

Entrega de los documentos al destinatario, de condormidad con la solicitud autorizada, y cuyo acuse de recibo puede contener los siguientes elementos:

 

• Nombre, firma, fecha, hora de recibido, o sello de recibido.

 

En caso de mensajería especializada, entrega de los documentos a la empresa que realiza el servicio, cuya evidencia es:

 

• Copia de la guía

 

Tiempo de respuesta

Tiempo con personal interno:

• Servicios recurrentes: 1 a 5 días hábiles máximo;
• Servicio de Herrería, carpintería e instalaciones especiales de electricidad: máximo 25 días hábiles.

 

Tiempo con personal externo:

• Queda sujeto a la valoración técnica del proveedor o contratista.

 

Responsable, lugar, días y horarios de atención.

Para cualquier duda sobre su solicitud de servicio, comunicarse con el Jefe de Departamento, Ing. Héctor Martínez Bojórquez, al teléfono 55 5622 0874 o al correo electrónico hector.martinez@safi.unam.mx o con el Coordinador de Servicios Generales Ing. Adrián Fernández Noyola, al teléfono 55 5622 0954, correo electrónico adrian.fernandez@safi.unam.mx o acudir al Departamento de Mantenimiento, ubicado en el Conjunto Norte, sótano del edificio “A” enfrente del Departamento de Apoyo a la Comunidad de la FI de lunes a viernes de 9:00 a 19:45 horas (excepto sábados, domingos y días festivos).

 

Para cualquier información sobre el SISEG (Sistema de Servicios Generales), comunicarse con el Jefe de departamento de sistemas informáticos en administración; C. Francisco Xavier Jimárez Rodríguez al teléfono 55 5550 8410, al correo electrónico xavier.jimarez@safi.unam.mx o acudir al Departamento de sistemas informáticos en administración, ubicado en el Conjunto Norte, sótano del edificio “E” de lunes a viernes de 9:00 a 15:00 y de 17:00 a 20:00 horas(excepto sábados, domingos y días festivos).