Servicio de eventos especiales

 

Definición:

Servicio de contratación de servicios de alimentos, renta de mobiliario, y salones para eventos. A través del Sistema Institucional de Compras (SIC).

 

Usuario(s)

Solo podrán solicitar el servicio el director, Secretario General, Secretario Administrativo y Jefes de División.

 

Lineamientos para solicitar el servicio

 

SISTEMA INSTITUCIONAL DE COMPRAS (SIC)

 

El Sistema Institucional de Compras (SIC) es una aplicación vía WEB elaborado por la Secretaria Administrativa de la UNAM y administrado por la Dirección General de Proveeduría, para la adquisición, arrendamientos y servicios no relacionados con la obra

 

Objetivos:

 

Dar cumplimiento a la Normatividad de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios de la UNAM

 

Dar cumplimiento a las Políticas y Normas de Operación Presupuestal.

 

Dar cumplimiento a las disposiciones aplicables para procedimientos de adquisiciones de equipos de cómputo, libros y vehículos, entre otras.

 

Alcances:

 

Gestión y seguimiento de todas las adquisiciones, arrendamientos y servicios no relacionados con la obra.

 

Trámite de Reembolsos

 

El SIC clasifica los usuarios y roles de la siguiente manera:

 

Solicitante: Usuario en la Dependencia o Entidad Universitaria que esté autorizado para firmar una Solicitud Interna de Compra. Tales como, Director/Secretarios/Jefes de División/Coordinadores/Líderes de proyectos.

 

Asistente: Usuario de captura, que este asignado a un solicitante para auxiliarlo en la generación de las Solicitudes Internas de Compra. Asistente de Director/Secretarios/Jefes de División/Coordinadores/Líderes de proyectos.

 

Responsable de compras: Usuario responsable en la dependencia de realizar las compras

 

Responsable de presupuesto: Usuario responsable en la dependencia de Administrar los Recursos Financieros.

 

Titular administrativo: Usuario responsable de administrar los recursos humanos, financieros y materiales de la dependencia y coordinar los servicios de apoyo para el cumplimiento de sus objetivos y metas conforme a la normatividad aplicable.

 

Titular de la dependencia: Usuario responsable de autorizar que se ejerzan los recursos.

 

CONSIDERACIONES

 

El servicio de eventos especiales se clasifica en los siguientes elementos:

 

• Alimentos: desayunos, comidas, cócteles, box lunch.

 

• Renta de Mobiliario para eventos especiales: mesas, sillas, adornos florales, etc.

 

• Renta de salones para eventos especiales: espacios físicos y personal de servicio.

 

Para la realización del servicio será necesario registrar en el Sistema Institucional de Compras (SIC) los datos con al menos 7 días hábiles antes de la fecha en que se requiere el servicio;

 

El asistente capturará en el Sistema Institucional de compras (SIC) en el apartado de servicios https://www.sic.unam.mx la información del servicio a solicitar.;

 

En el apartado de notas colocará el número (antes sello) de código programático de la Unidad responsable (UR);

 

También deberá anexar una Cotización y/o referencia de compra (página de internet o catálogo donde señale las características exactas del servicio a solicitar indicando precio de referencia) y la relación de personas que asistirán al evento;

 

La Coordinación de Bienes y Suministros estará en la disposición de cotizar sus peticiones y/o proporcionar datos de proveedores autorizados a fin de facilitar su solicitud;

 

Cuando se requiera anexar muestra, esta deberá entregarla directamente en la Coordinación de Bienes y Suministros.;

 

Toda cotización del bien solicitado, deberá tener vigencia mínima de 30 días y venir en español.

 

• Todo proveedor que sea sugerido para la adquisición de los bienes solicitados, deberá cumplir con los siguientes requisitos:

 

• El Proveedor deberá estar registrado en el Padrón de Proveedores de la UNAM.

 

• Todo proveedor que pretenda tener relaciones comerciales con la UNAM, deberá estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. Para ello deberá presentar el documento “Opinión de obligaciones Fiscales (emitida por el SAT), con una vigencia no mayor a 90 días a su fecha de expedición, lo anterior se sustenta en el Artículo 32 D del Código Fiscal de la Federación,

 

• Crédito para el pago del bien, mínimo de 30 días después de otorgado;

 

• Localización en territorio nacional;

 

• Registros fiscales, para efectos de facturación;

 

El seguimiento a la asignación de recursos presupuestales se llevará a cabo a través del Sistema de Ingresos Extraordinarios y Presupuesto de la Facultad de Ingeniería (SIEPFI) de la Secretaría Administrativa, a la cual tienen acceso los Jefes de Unidad Responsable de la Facultad de Ingeniería;

 

El horario de elaboración de solicitudes de servicio es abierto a través del Sistema Institucional de Compras (SIC) https://www.sic.unam.mx;

 

Procedimiento

 

• 1. Ingresar al Sistema Institucional de Compras (SIC) para registrar la Solicitud respetando los lineamientos anteriormente descritos;

 

• 2. El solicitante autoriza, modifica o cancela la solicitud.

 

• 2.1. Si la solicitud es cancelada, Termina procedimiento.

 

• 2.2. En el caso de que la solicitud sea modificada y/o autorizada esta pasará a la Coordinación de Bienes y Suministros.

 

• 3. El Coordinador de Bienes y suministros, recibe la solicitud, revisa, da el visto bueno y la envía a finanzas para la reserva del recurso.

 

• 4. El Coordinador de Finanzas envía solicitud al Secretario Administrativo para la autorización de la reserva del recurso.

 

• 4.1. Si la reserva no es autorizada la solicitud se cancela, Termina procedimiento .

 

• 4.2. En el caso de que la reserva sea autorizada esta pasará a la Coordinación de bienes y suministros. Inicia la gestión de la compra o servicio .

 

• 5. El Coordinador o el Asistente de compra o servicio estará en contacto ya sea de manera personal, vía telefónica o por correo electrónico, para informar, solicitar o notificar aspectos del servicio solicitado.

 

• 6. El Coordinador de bienes y suministros o el asistente se comunicará con la persona beneficiaría de la compra para acordar la entrega de los bienes adquiridos y firmará el vale de entrega. Termina procedimiento.

 

 

Resultados del servicio:

 

La realización del evento de acuerdo a lo solicitado y en el tiempo establecido

 

Tiempo de respuesta

 

7 días de anticipación

 

• Inicio del servicio: Fecha en la que el solicitante autoriza la solicitud registrada en el SIC.

 

• Término del servicio: Fecha cuando se notifica al usuario que ya se tiene contratado el servicio solicitado.

 

Responsable, lugar, días y horarios de atención

 

Para cualquier asesoría, duda o aclaración, comunicarse con el Coordinador de Bienes y Suministros, Manuel Valadez Hernández a los teléfonos 55 5550 8609, 55 5622 0902,al correo electrónico manuel.valadez@safi.unam.mx o acudir a la Coordinación de Bienes y Suministros ubicada en el sótano del edificio “A”, del Conjunto Norte (edificio principal, junto al Departamento de Apoyo Editorial). Horario de atención de 9:00 a 15:00 y de 17:00 a 18:00 horas de lunes a viernes (excepto días festivos).