Servicio de eventos especiales

 

Definición:

Servicio de contratación de servicios de alimentos, renta de mobiliario, y salones para eventos. A través del Sistema Institucional de Compras (SIC).

 

Usuario(s)

Solo podrán solicitar el servicio el director, Secretario General, Secretario Administrativo y Jefes de División.

 

Lineamientos para solicitar el servicio:

 

SISTEMA INSTITUCIONAL DE COMPRAS (SIC)

El Sistema Institucional de Compras (SIC) es una aplicación vía WEB elaborado por la Secretaria Administrativa de la UNAM y administrado por la Dirección General de Proveeduría, para la adquisición, arrendamientos y servicios no relacionados con la obra.

 

Objetivos:

1. Dar cumplimiento a la Normatividad de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios de la UNAM.
2. Dar cumplimiento a las Políticas y Normas de Operación Presupuestal.
3. Dar cumplimiento a las disposiciones aplicables para procedimientos de adquisiciones de equipos de cómputo, libros y vehículos, entre otras.

 

Alcances:

a) Gestión y seguimiento de todas las adquisiciones, arrendamientos y servicios no relacionados con la obra.

 

b) Trámite de Reembolsos

 

c) El SIC clasifica los usuarios y roles de la siguiente manera:

 

1. Solicitante: Usuario en la Dependencia o Entidad Universitaria que esté autorizado para firmar una Solicitud Interna de Compra. Tales como, Director/Secretarios/Jefes de División/Coordinadores/Líderes de proyectos.
2. Asistente: Usuario de captura, que este asignado a un solicitante para auxiliarlo en la generación de las Solicitudes Internas de Compra. Asistente de Director/Secretarios/Jefes de División/Coordinadores/Líderes de proyectos.
3. Responsable de compras: Usuario responsable en la dependencia de realizar las compras.
4. Responsable de presupuesto: Usuario responsable en la dependencia de Administrar los Recursos Financieros.
5. Titular administrativo: Usuario responsable de administrar los recursos humanos, financieros y materiales de la dependencia y coordinar los servicios de apoyo para el cumplimiento de sus objetivos y metas conforme a la normatividad aplicable.
6. Responsable del proyecto: Usuario responsable de autorizar que se ejerzan los recursos del proyecto previamente autorizado.
7. Titular de la dependencia: Usuario responsable de autorizar que se ejerzan los recursos.

 

CONSIDERACIONES

El servicio de eventos especiales se clasifica en los siguientes elementos:

 

• Alimentos: desayunos, comidas, cócteles, box lunch.
• Renta de Mobiliario para eventos especiales: mesas, sillas, adornos florales, etc.
• Renta de salones para eventos especiales: espacios físicos y personal de servicio.

Para la realización del servicio será necesario registrar en el Sistema Institucional de Compras (SIC) los datos con al menos 7 días hábiles antes de la fecha en que se requiere el servicio;

 

El asistente capturará en el Sistema Institucional de compras (SIC) en el apartado de servicios https://www.sic.unam.mx la información del servicio a solicitar.;

 

En el apartado de notas colocará el número (antes sello) de código programático de la Unidad responsable (UR);

 

También deberá anexar una Cotización y/o referencia de compra (página de internet o catálogo donde señale las características exactas del servicio a solicitar indicando precio de referencia) y la relación de personas que asistirán al evento;

 

La Coordinación de Bienes y Suministros estará en la disposición de cotizar sus peticiones y/o proporcionar datos de proveedores autorizados a fin de facilitar su solicitud;

 

Cuando se requiera anexar muestra, esta deberá entregarla directamente en la Coordinación de Bienes y Suministros;

 

Toda cotización del bien solicitado, deberá tener vigencia mínima de 30 días y venir en español;

 

• Todo proveedor que sea sugerido para la adquisición de los bienes solicitados, deberá cumplir con los siguientes requisitos:

 

• El Proveedor deberá estar registrado en el Padrón de Proveedores de la UNAM.

 

• Todo proveedor que pretenda tener relaciones comerciales con la UNAM, deberá estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. Para ello deberá presentar el documento “Opinión de obligaciones Fiscales (emitida por el SAT), con una vigencia no mayor a 90 días a su fecha de expedición, lo anterior se sustenta en el Artículo 32 D del Código Fiscal de la Federación,

 

• Crédito para el pago del bien, mínimo de 30 días después de otorgado;

 

• Localización en territorio nacional;

 

• Registros fiscales, para efectos de facturación;

 

Para el seguimiento de los recursos ejercidos en proyectos DGAPA, deberá solicitarlo al Departamento de Operación Administrativa, de la Coordinación de Finanzas, en la Secretaría Administrativa de la Facultad de Ingeniería.

 

El horario de elaboración de solicitudes de servicio es abierto a través del Sistema Institucional de Compras (SIC) https://www.sic.unam.mx

 

Procedimiento

 

• 1. Ingresar al Sistema Institucional de Compras (SIC) para registrar la Solicitud respetando los lineamientos anteriormente descritos;

 

• 2. El solicitante autoriza, modifica o cancela la solicitud.

 

• 2.1. Si la solicitud es cancelada, Termina procedimiento.

 

• 2.2. En el caso de que la solicitud sea modificada y/o autorizada esta pasará a la Coordinación de Bienes y Suministros.

 

• 3. El Coordinador de Bienes y suministros, recibe la solicitud, revisa, da el visto bueno y la envía a finanzas para la reserva del recurso.

 

• 4. El Coordinador de Finanzas envía solicitud al Secretario Administrativo para la autorización de la reserva del recurso.

 

• 4.1. Si la reserva no es autorizada la solicitud se cancela, Termina procedimiento .

 

• 4.2. En el caso de que la reserva sea autorizada esta pasará a la Coordinación de bienes y suministros y dará Inicio la gestión para la obtención del comprobante ante la Unidad de Proceso Administrativo (UPA).

 

• 4.3. Una vez obtenido el comprobante, Inicia la gestión de la compra o servicio.

 

• 5. El Coordinador o el Asistente de compra o servicio estará en contacto ya sea de manera personal, vía telefónica o por correo electrónico, para informar, solicitar o notificar aspectos del servicio solicitado.

 

• 6. El Coordinador de bienes y suministros o el asistente se comunicará con la persona beneficiaría de la compra para acordar la entrega de los bienes adquiridos y firmará el vale de entrega. Termina procedimiento.

 

 

Resultados del servicio:

La realización del evento de acuerdo a lo solicitado y en el tiempo establecido.

 

Tiempo de respuesta

7 días de anticipación

 

• Inicio del servicio: Fecha en la que el solicitante autoriza la solicitud registrada en el SIC.
• Término del servicio: Fecha cuando se notifica al usuario que ya se tiene contratado el servicio solicitado.

 

Responsable, lugar, días y horarios de atención

Para cualquier asesoría, duda o aclaración, comunicarse con:

 

• a) Responsable(s): C. María del Carmen Márquez Abarca, Coordinadora de Bienes y Suministros.
• b) Horarios de atención: lunes a viernes de 9:00 a 15:00 y de 17:00 a 18:45 h (excepto sábados, domingos y días no laborables).
• c) Teléfono de atención: directo 55 5550 8609, 55 5622 0902.
• d) Correo electrónico carmen.marquez@safi.unam.mx